Hay dos mundos a la hora de gestionar nuestro tiempo: el ideal y el real. El mundo ideal es aquel tiempo que planificamos, es lo que creemos que vamos hacer; el mundo real es lo que terminamos haciendo. La guía lo da lo ideal, es lo que debería ser, en el mundo real debemos buscar acercarnos a ello lo mas que podamos, siendo conscientes que no va a ser igual.

Mundo ideal

Las metodologías que uso son: time blocking y time boxing, que no es mas que los horarios que teníamos en el colegio, pero con todas las cosas que debemos hacer.

Definiciones

Time blocking se podría traducir como tiempo bloqueado, y es todo el tiempo que en un calendario bloqueamos para una actividad, como las reuniones o tareas. El time boxing, o caja de tiempo, es darle un tiempo a una tareas, como 30 minutos para cocinar, pero no necesariamente en una hora en especifico.

Práctica

Primero se trabaja en el time boxing, es decir, le damos un tiempo para cada actividad: como 1 hora para hacer el almuerzo o 30 minutos para meditar. Pero ¿Cómo definir el tiempo para una actividad? Al principio nos toca suponer un tiempo, digamos que no se cuanto me lleve cocinar frijoles, pero no creo que sea mas de 2 horas así que le doy un bloque de dos horas, luego veré si me gaste mas o menos tiempo y para la próxima vez que haga frijoles me daré el tiempo correcto.

Usar pomodoros
Las cajas de tiempo se pueden medir por pomodoros, esta técnica divide el tiempo en pequeños trozos y da un descanso. Por lo general es 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Por ejemplo, para estudiar ingles voy a crear un caja de tiempo de 4 pomodoros que es igual a 2 horas.

Se pueden comparar tareas para estimar otras, si para coser una camiseta nos demoramos 30 minutos, para coser una polo nos podemos demorar 45 minutos. Una vez que sepamos cuanto nos lleva hacer una tarea, lo mejor es darle un tiempo extra por si hay contratiempo, entonces podemos darle 1 hora para coser una camiseta polo.

Podríamos dejarlo así, he ir viendo en el día que podemos ir haciendo. El problema es que muchas veces no sabemos que debemos hacer primero o no tenemos ganas de hacer las cosas. Por eso se recurre al time blocking, o bloquear el tiempo en el calendario. Cuando somos nosotros mismos los que decidimos que hacer con nuestro tiempo surge una pelea en lo que debemos hacer y lo que queremos hacer.

“El hombre puede, acaso, hacer lo que quiere; pero no puede querer lo que quiere.” Arthur Schopenhauer

Tenemos dos opciones: 1. Hacer 40 flexiones de pecho o 2. Ver Game of Thrones. Lo normal sería ver la serie ¡que pereza hacer flexiones de pecho! Pero hacer ejercicio es bueno para la salud, he aquí la pelea de lo que deberíamos hacer y lo que queremos hacer. Si hay opción de escoger que hacer lo mas probable es que escojamos la que mas placer nos da ¿la solución? Eliminar las opciones. Es como cuando vas al trabajo, allí no existe la opción de ver una serie, la única opción es seguir las ordenes del jefe. El calendario (yo del pasado) es mi jefe.

El time blocking es bloquear el tiempo en el calendario, es mi jefe, hago lo que dice ahí que haga y elimina las opciones de hacer otra cosa. En realidad yo soy mi propio jefe, pues el calendario lo planifico yo, por lo tanto soy yo el que le dice a mi yo del futuro lo que tiene que hacer. En la practica sería algo así: tengo que hacer el almuerzo, supongo que voy a durar menos de una hora, y lo tengo hacer al medio día.

Como mi calendario es mi jefe pues no me puedo poner a hacer otra cosa.

Las cajas de tiempo se pueden mover en el calendario libremente, si por ejemplo teníamos que podar el jardín y cuando planificamos la tareas se puso a llover de una forma despiadada, pues podemos modificar el calendario poniendo en ese tiempo alguna actividad dentro de la casa y dejando el podar para después.

Lo ideal es planificar todo: Rutina de la mañana (tender la cama, bañarnos…)

Tips

• Calcula el tiempo de paso de una actividad a otra.
• Trata de hacer las actividades mucho tiempo antes de que termine el bloque, y ese tiempo que sobra dáselo a tu descanso o entretenimiento como forma de premio, (al finalizar el día).
• Analiza en que momento del día tienes mas energía o eres mas productivo y pon allí las tareas mas desafiantes.
• Has primero las tareas que mas ansiedad te dan para que puedas hacer las demás tareas de forma mas tranquila.

Días sin Timeblocking, ni Timeboxing

Hay días en los que se no se quiere seguir esta metodología, por lo tanto nada mas es crear una lista de tareas y ver que hay que hacer. Esto hace que sea menos estresante que seguir un horario en especifico, pero no recomiendo eso porque uno no termina siendo productivo, mas en tareas que no queremos hacer.

Mundo real

Hemos planificado nuestro día, semana o/y mes, pero ¿Qué hicimos en realidad? Para eso hay que evaluando cuantas tareas completamos y/o hacer un seguimiento de nuestro tiempo. Recomiendo usar un time tracker en tareas que no sabemos cuanto tiempo nos lleva hacerlas, en mi caso uso Toggle track, la mejor aplicación que he conocido en ese sector, se conecta a mi calendario de Google y con un par de clicks tomar mi tiempo automáticamente. Así sé si para una actividad planificada me gaste el tiempo que creía. La aplicación te da toda la información que necesitas para tomar decisiones. Lo ideal seria que siempre hiciéramos un seguimiento de nuestro tiempo para saber bien que hacemos con el, pero esto se vuelve fastidioso, así que me limito a tareas del trabajo o a tareas que no sé cuanto tiempo me lleva hacerlas.

Aplicaciones que uso

He probado varias aplicaciones que sirven para hacer mejor esta técnica porque básicamente lo que necesitamos es una calendario y una lista de tareas. Se puede usar Google Calendar con Google Taks o las de Microsoft o ¡papel! Pero siempre que se pueda usar app especializadas mejor. He probado apps como Akiflow, Sumsana, Morgen, TickTick. Esta ultima es la mas barata y es muy completa, pero no tiene una conexión con mi calendario de Google, cosa que me es necesaria para poder trackear mi tiempo en Toggle track.

Uso Akiflow, su costo es algo elevado como las aplicaciones de este sector, pero vale la pena si se usa correctamente (además tengo un precio especial porque la empecé a pagar recién salió al mercado)

Uso práctico

Al atardecer abro mi aplicación de Akiflow y empiezo a planificar mi día siguiente, y si puedo mas días mejor. Al día siguiente ya se lo que tengo que hacer, solo ejecuto, así me libero de la carga mental que es estar tomando decisiones. Cuando creo que una actividad requiere un seguimiento de tiempo, lo que hago es entrar a Toggle track y registrar el tiempo, así sé cuanto me gasto en ello; también me gusta contabilizar mi tiempo de trabajo, para poder saber que tanto trabaje al día y sacar costos y ganancias.